Comunicación en la Gerencia

Introducción

El hombre como ser social se ha visto en la necesidad de expresarse, y ha creado códigos y manifestaciones para interactuar y proyectarse en el medio que lo rodea, ha ido comprendiendo y analizando las formas de comunicarse a través de un proceso constante de tecnificación y evolución para ampliar los medios y canales de transmisión de sus manifestaciones y puntos de vista.

Si bien es cierto que, en esa búsqueda constante por optimizar la acción comunicativa, se han observado adelantos indiscutibles que han generado técnicas, estrategias y nuevos modelos para intercomunicarse, no pueden desestimarse las necesidades cada vez más recientes de adecuar los proyectos comunicativos ante la complejidad de un mundo cada vez más dinámico.

Es necesario señalar la importancia de concebir a la comunicación no solo como una necesidad primaria, asociada a la naturaleza del hombre y su condición, sino como una acción que representa el principal elemento para divulgar, canalizar, expresar y orientar todas las acciones del ser humano en los distintos ambientes donde se desempeñan. Las organizaciones, deben enfocarse en gerenciar basados en las formas y sentidos de comunicación, deben tener modelos óptimos de planes comunicativos.

Las organizaciones difieren no solo en la estructura física, sino también en las actitudes y conductas que asumen quienes la conforman; esta interacción entre las personas, estructura, políticas y metas, generan una atmósfera o clima que hace que cada organización sea única a un nivel más profundo que el denotado por las estructuras formales de una organización (organigrama, diagramas, estadísticas); es así como todo grupo humano desarrolla características especiales y está obligado a adaptarse continuamente a una gran variedad de situaciones para satisfacer sus necesidades y mantener el equilibrio emocional.

Se plantea entonces el problema, las organizaciones son sistemas sociales, por lo cual las actividades que estos emprenden están gobernadas por leyes sociales y psicológicas, lo que permite inferir que la existencia en un sistema social implica que el ambiente organizacional es cambiante y dinámico y no un conjunto estático de relaciones, en muchas organizaciones educativas los conflictos son generados por el mal uso de la comunicación, según.

Al respecto Chiavenato (2005) señala que una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y actuar conjuntamente para obtener el objetivo común deseado; Sin embargo, se hace necesario dentro de las instituciones educativas abordar la comunicación como un aspecto importante que rige la gestión gerencial, pues lejos de representar el eslabón fundamental de enlace entre las personas, se convierte en un foco de constante perturbación, obstruyendo la necesaria fluidez para el trabajo colectivo y dispersando las acciones de los miembros del grupo. Según Galindo (2002): Para que un gerente ponga en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

El gerente debe mantener sistemática y permanentemente la forma de comunicación con todos los miembros de la organización a fin de elevar la motivación, valores, creencias, objetivos, la forma de pensar y la interacción de sus miembros, para ello es importante que utilice para sus fines la comunicación efectiva.

Afirma Chiavenato (2005), una organización sólo existe cuando dos o más personas se juntan para cooperar entre sí y alcanzar objetivos comunes, que no se pueden lograr mediante la iniciativa individual. Por lo cual dentro de una institución la gestión gerencial debe estar enfocada hacia el fortalecimiento del clima organizacional, basándose primeramente en la comunicación, pues a través de esta se generan los procesos de interacción entre los miembros de la institución y en consecuencia el fortalecimiento de un clima organizacional favorable es fundamental para un funcionamiento eficiente de la institución educativa, así como crear condiciones de convivencia armoniosa.

 

La comunicación en las organizaciones

LA COMUNICACIÓN

La comunicación, es la base fundamental en el desarrollo de cualquier organización, es a través de ella que se puede lograr formar grupos creadores de sistemas que generen éxito organizacional. Por lo tanto debe ser el pilar fundamental que el gerente no puede obviar para lograr los objetivos y metas de la organización a la cual dirige.

Es de hacer notar que, la palabra comunicación viene del latín communis, común, de aquí se deriva que el comunicador desee establecer una comunidad de información con otro receptor. La comunicación es la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. Estos símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales.

Tanto el latín como los idiomas romances han conservado el especial significado de un término griego (el de Koinoonia) que significa a la vez comunicación y comunidad. También en castellano el radical común es compartido por los términos comunicación y comunidad. Ello indica a nivel etimológico la estrecha relación entre "comunicarse" y "estar en comunidad". En pocas palabras, se "está en comunidad" porque "se pone algo en común" a través de la "comunicación".

La Comunicación, es el proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. En los últimos 150 años, y en especial en las dos últimas décadas, la reducción de los tiempos de transmisión de la información a distancia y de acceso a la información ha supuesto uno de los retos esenciales de nuestra sociedad.

Por su parte, Fernández (1999) afirma que "la comunicación aparece en el instante mismo en que la estructura social comienza a configurarse, justo como su esencial ingrediente estructural, y que donde no hay comunicación no puede formarse ninguna estructura social"... Para el autor el término comunicación debe reservarse a la interrelación humana, al intercambio de mensajes entre hombres, sean cuales fueren los aparatos intermediarios utilizados para facilitar la interrelación a distancia.

Considerando las concepciones anteriores se puede definir la comunicación como: "la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo por ello un factor esencial de convivencia y un elemento determinante de las formas que asume la sociabilidad del hombre".

Para que haya comunicación es necesario un sistema compartido de símbolos referentes, lo cual implica un intercambio de símbolos comunes entre las personas que intervienen en el proceso comunicativo. Quienes se comunican deben tener un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos Fernández (1999).

En cuanto a su propósito, Aristóteles en sus tiempos deja muy claramente asentado que la meta principal de la comunicación es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista.

Teoría de la comunicación

Los siguientes son algunos puntos de vista sobre la comunicación y de la teoría de la comunicación:

·           Mecanicista: Este punto de vista entiende la comunicación como un perfecto transmisor de un mensaje desde un emisor hasta un receptor tal como se ve en el diagrama anterior.

·        Psicológico: Considera a la comunicación como el acto de enviar un mensaje a un perceptor (llamado así porque considera al receptor como sujeto de la comunicación) y en el cual las sensaciones y las ideas de ambas partes influyen considerablemente en el contenido del mensaje.

· Construccionismo social: Este punto de vista, también llamado "interaccionismo simbólico", considera a la comunicación como el producto de significados creativos e interrelaciones compartidas.

·           Sistemática: Considera a la comunicación como un mensaje que pasa por un largo y complejo proceso de transformaciones e interpretaciones desde que ocurre hasta que llega a los perceptores.

La revisión de una teoría en particular a este nivel dará un contexto sobre el tipo de comunicación tal como es visto dentro de los confines de dicha teoría. Las teorías pueden ser estudiadas y organizadas además de acuerdo a la ontología, la epistemología y la axiología que en general son impuestas por el teórico.

·           Ontología: Pone la pregunta sobre el qué, exactamente, el teorista examina. Se debe considerar la verdadera naturaleza de la realidad. La respuesta, por lo general, cae dentro del campo de uno de los tres fenómenos ontológicos dependiendo de la lente con la cual el teórico mire el problema: realista, nominalista o construccionismo.

·           La perspectiva realista mira el mundo de manera objetiva en la creencia de que hay un mundo por fuera de nuestras propias experiencias y cogniciones.

·           La perspectiva nominalista mira al mundo subjetivamente en la idea de que todo aquello al exterior de las cogniciones del sujeto son únicamente nombres y etiquetas.

·           La perspectiva construccionista monta la barrera entre lo objetivo y lo subjetivo declarando que la realidad es aquello que creamos juntos.

·           Epistemología: Pone la pregunta sobre el cómo los teóricos estudian el fenómeno escogido. En los estudios epistemológicos, el conocimiento objetivo es aquel que es el resultado de una mirada sistemática de las relaciones casuales del fenómeno. Este conocimiento es por lo general deducido por medio de métodos científicos. Los estudiosos por lo general piensan que la evidencia empírica recogida de manera objetiva está más cerca de reflejar la verdad en las investigaciones. Teorías de este corte son generalmente creadas para predecir fenómenos. Teorías subjetivas sostienen que el entendimiento está basado en conocimientos localizados, típicamente establecidos a través de la utilización de métodos interpretativos tales como la etnografía y la entrevista. Las teorías subjetivas se desarrollan por lo general para explicar o entender fenómenos del mundo social.

Tipos de comunicación, según el contexto:

En este sentido, Chiavenato (2005) expresa que a grandes rasgos se pueden señalar tres tipos de comunicación, esta diferenciación es dependiendo de las características de los receptores:

1) La comunicación interpersonal es aquella que se realiza generalmente cara a cara, entre dos individuos o un grupo reducido de personas. Conversaciones cotidianas entre familiares, o también cartas entre amigos (comunicación escrita)

2) La comunicación masiva está representada principalmente en los medios de difusión de información: radio, televisión, periódicos, revistas, INTERNET, entre otros. El mensaje es enviado por un emisor y no hay respuesta inmediata, hay miles de receptores: viendo, oyendo o leyendo los mensajes.

3) Comunicación Organizacional este tipo de comunicación se aplica en las organizaciones es denominada comunicación organizacional. Esta comunicación se da naturalmente en toda organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es posible imaginar una organización sin comunicación.

Bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio, (Fernández, 1999).

Según Chiavenato (2005), la comunicación organizacional "es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella". Para autores como Carlos Ramón Padilla la comunicación organizacional es "la esencia, el corazón mismo, el alma y la fuerza dominante dentro de una organización".

"La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación" (Fernández, 1999).

Desde esta perspectiva, la comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

·           Comunicación organizacional formal:

La establece la propia empresa, es estructurada en función del tipo de organización y de sus metas. Es controlada y sujeta a reglas. Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las empresas está el memorándum -correspondencia escrita- entre departamentos; las reuniones con agenda escrita y entregada previamente, el correo electrónico a través de computadoras en redes, entre otras.

La considerada comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:

·           Comunicación descendente (de la dirección o gerencia hacia el personal).

·           Comunicación ascendente ( del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de la empresa)

·           Comunicación horizontal (entre el personal de igual jerarquía).

·           Comunicación diagonal (entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan), no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta, por ejemplo, contraloría solicita urgente a la gerencia de recursos humanos la nómina de la institución, el encargado de la nómina se la hace llegar, de forma directa.

·           Comunicación organizacional informal:

Este estilo de relaciones está basado en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como se emplee. De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización.

Funciones de la comunicación

Cabe señalar que Fernández (1999), expresa que la comunicación se presenta en múltiples facetas, y a través de este si se maneja de forma idónea, se puede transmitir los mensajes deseados de forma efectiva, dentro de sus funciones se pueden mencionar:

·           Informativa: Tiene que ver con la transmisión y recepción de la información. A través de ella se proporciona al individuo todo el caudal de la experiencia social e histórica, así como proporciona la formación de hábitos, habilidades y convicciones. En esta función el emisor influye en el estado mental interno del receptor aportando nueva información.

·           Afectivo - valorativa: El emisor debe otorgarle a su mensaje la carga afectiva que el mismo demande, no todos los mensajes requieren de la misma emotividad, por ello es de suma importancia para la estabilidad emocional de los sujetos y su realización personal. Gracias a esta función, los individuos pueden establecerse una imagen de sí mismo y de los demás.

·           Reguladora: Tiene que ver con la regulación de la conducta de las personas con respecto a sus semejantes. De la capacidad autorreguladora y del individuo depende el éxito o fracaso del acto comunicativo Ejemplo: una crítica permite conocer la valoración que los demás tienen de nosotros mismos, pero es necesario asimilarse, proceder en dependencia de ella y cambiar la actitud en lo sucedido.

Hechos sociales como la mentira son una forma de comunicación informativa (aunque puede tener aspectos reguladores y afectivo-valorativos), en la que el emisor trata de influir sobre el estado mental del receptor para sacar ventaja.

Otras Funciones de la comunicación dentro de un grupo o equipo:

·           Control: La comunicación controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control además se da en la comunicación informal.

·           Motivación: Lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente de la comunicación.

·           Expresión emocional: Gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones, es decir sentimientos.

·           Cooperación: La comunicación se constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda la información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.

Barreras de la comunicación

Muchos autores han tratado el tema de las barreras de la comunicación pero específicamente Fernández (1999) expresa lo siguiente:

"A pesar de que el proceso de comunicación, en su concepción se muestra manejable, si este no es bien desarrollado tanto por el emisor como por el receptor, pueden presentarse obstáculos o distorsiones del mensaje que son llamados comúnmente como barreras de la comunicación" (Pág. 23).

Algunas de las cuales son mencionadas a continuación:

·           Perjuicios de percepción y de atribución: la percepción se refiere a la forma en que las personas entienden los estímulos del entorno y después lo organizan. Los perjuicios de percepción, como los estereotipos, el efecto halo, la proyección y otras profecías que se cumplen pueden distorsionar la comunicación. Los estereotipos distorsionan la percepción porque hacen que los emisores presupongan que los receptores tienen ciertas características, basándose en el grupo al cual pertenecen, sin confirmar si de hecho las tienen.

De todos los tipos de barreras se destacan las personales, físicas y semánticas:

1-Barreras Personales: las personales son interferencias de la comunicación que surgen de las emociones humanas, los valores y los malos hábitos de escuchar. Se presentan muy comúnmente en las situaciones de trabajo. Todos hemos experimentado la forma en que nuestros sentimientos personales pueden limitar nuestra comunicación con otras personas, y estas situaciones ocurren tanto en el trabajo como en nuestra vida privada. Las emociones actúan como filtros en casi toda nuestra comunicación. Vemos, oímos lo que estamos emocionalmente "sintonizados" para ver y oír, por lo que la comunicación no algo independiente de nuestra personalidad, comunicamos nuestra interpretación de la realidad en lugar de comunicar la realidad misma.

2-Barreras Físicas: Consisten en interferencias de la comunicación que se presentan en el ambiente en que dicha comunicación tiene lugar. Una típica barrera física es la distracción por el ruido qué obstruye temporalmente la voz del mensaje. Otras barreras físicas son las que median entre personas, como paredes, o la estática que interfiere con los mensajes radiados. Las personas con frecuencia reconocen una interferencia física y tratan de solucionarla.

3-Barreras semánticas: Las barreras semánticas surgen de las limitaciones en los símbolos con los que comunicamos. Generalmente los símbolos tienen variedad de significados y nosotros necesitamos elegir un significado entre muchos. En ocasiones elegimos el significado equivocado y nos provoca confusión.

El Lenguaje en la Comunicación

Las llamadas barreras de la comunicación en su mayoría son derivadas de por el mal manejo del lenguaje en la comunicación, es por ello que debemos dominar el concepto de lenguaje el cual es: "Un conjunto de signos y símbolos organizados por reglas que permiten representar, interpretar y codificar diferentes aspectos de la realidad a fin de poder transferirlos.

Ciertos investigadores opinan que el lenguaje es el resultado de actividades de grupo como el trabajo o el baile. Otra teoría sostiene que el lenguaje se ha desarrollado a partir de sonidos básicos que acompañaban a los gestos.

En el mundo se hablan hoy unas 3.000 lenguas y dialectos agrupados en familias. A medida que unas lenguas se desarrollan, otras van desapareciendo. Las modificaciones del lenguaje reflejan las diferentes clases, géneros, profesiones o grupos de edad, así como otras características sociales (por ejemplo, la influencia de la tecnología en la vida cotidiana)

En este concepto se hace referencia a cualquier sistema de símbolos, no necesariamente verbal o lingüístico, sino a toda forma de expresión, susceptible de ser codificada por el ser humano.

Existen básicamente dos tipos de Lenguaje

·     Verbal. Se refiere al que se realiza a través de la lengua hablada.

·     No verbal. Se refiere al uso de la voz y del cuerpo para comunicar el significado del mensaje.

Dentro del lenguaje verbal cada uno posee características variables que influyen en la calidad de la comunicación. De estos elementos depende que nuestra comunicación sea de calidad. Algunos de los cuáles son.

Nuestros conocimientos: Ante un tema determinado, estamos condicionados por los conocimientos que tenemos acerca del mismo.

Nuestras habilidades para comunicarnos: No todos tenemos la misma facilidad de palabra, ni tardamos el mismo tiempo en estructurar y redactar un informe o impartir una clase, ni la misma capacidad espontánea para sintetizar una información.

La actitud ante nuestro interlocutor: Esto depende de nuestro carácter y de la empatía que se de con la otra persona. Pero sobre todo hay que tener en cuenta tres factores que suelen condicionar involuntariamente nuestra actitud: la aceptación, el respeto y le interés hacia el interlocutor.

Los factores específicos que influyen en la presentación efectiva de un mensaje oral o verbal, son los no verbales, los cuales incluyen tanto la acción corporal como él para lenguaje.

La acción corporal: se refiere básicamente a la forma en que cada persona tiene de gesticular y mover su cuerpo. Para desarrollar una eficiente comunicación con base en nuestro lenguaje no verbal, es importante desarrollar buenos hábitos que se caracterizan por la integración, el significado, el uso moderado y la veracidad.

Integración: se refiere a que todas las partes del cuerpo participa y-o responden de manera consistente, con un movimiento expresivo. Para que la comunicación sea efectiva, los movimientos de los diferentes partes del cuerpo deben ser consistentes con la expresión facial.

Significado y uso moderado: La comunicación verbal requiere que la acción corporal tenga significado, la acción corporal es efectiva sólo si se usa con moderación. Si el emisor está en constante movimiento, el receptor no puede apreciar con claridad si un movimiento lleva un significado especial.

Este aspecto de lenguaje es un punto neurálgico en nuestra profesión y debemos como profesores y comunicadores tener siempre en cuenta el modo de expresión y los recursos que se utilizan para ser más efectiva la educación y la información que se quiere transmitir.

Para desarrollar este tema se detalla una serie de indicadores o puntos que reflejan las debilidades, y si se desarrollan correctamente, las fortalezas de una correcta comunicación.

·           La Variedad

El uso constante de un solo gesto o de los mismos movimientos cansan al interlocutor. Para mantener su atención, el orador debe variar sus movimientos y gestos.

El segundo factor el para lenguaje, que comprende todos los aspectos no verbales del lenguaje e incluye característica e interferencia vocales .Las principales características vocales son:

Consiste en el sonido percibido el cual se localiza en una escala continua que del límite más alto de la percepción tonal. La entonación está determinada por la velocidad de la vibración de las cuerdas vocales, de forma semejante a las cuerdas de un violín.

·           El Volumen o la Fuerza

Es el efecto del sonido en el oído que puede percibirse desde muy fuerte hasta muy suave.

·           La Velocidad

Se refiere al número de palabras habladas por unidad de tiempo. Se determina en parte por el número y duración de las pausas que realiza el emisor.

·           Locución

Se refiere al sonido percibido, y está determinado por la conformación única de mecanismos del habla de cada individuo.

Todas estas características vocales se interrelacionan en la producción de la palabra hablada. Además, las emociones que siente la persona determinan, en gran parte, la producción de ésta. Por ejemplo, cuando se siente enojado, se habla más rápido y con fuerza. El nerviosismo tiende a reflejarse en la entonación alta y cuando queremos reflejar seriedad usamos una entonación baja.

Además de estos cambios de entonación, volumen y velocidad, cada orador tiene una calidad de voz personal la cual se asocia con su estado de ánimo en particular, y refleja su personalidad.

La comunicación en la gestión gerencial

Guiar o dirigir las actividades humanas de manera eficiente en una organización, amerita un proceso sistemático que permita sincronizar la planificación y la ejecución de tareas inherentes a la organización, la gerencia es una actividad de carácter administrativo que tiene como finalidad, la dirección, coordinación y manejo de los recursos materiales y humanos.

Ahora bien, el término gerencia era utilizado usualmente en el mundo comercial e industrial, sin embargo, ahora el término es aplicado a organizaciones de diversa índole tales como a la necesidad de concentrar políticas, educativas entre otras, esto se debe primordialmente a la necesidad de concentrar esfuerzos y acciones para lograr metas con éxito y con menor gasto posible, es decir con una productividad eficiente tanto en términos cuantitativos como cualitativos.

Al respecto Sánchez (2002) argumenta que la gestión, la administración o la gerencia juegan un papel fundamental en toda organización, empresa o institución, debido a que implica la puesta en práctica de un conjunto de funciones administrativas (planificación, organización, dirección y control) que al interactuar en un tiempo establecido determinan el éxito o el fracaso.

De allí pues que, dirigir es una tarea que exige poseer cualidades individuales muy particulares entre las cuales están la comprensión, facilidad para convencer y trasmitir ideas, facilidad de trasmisión y comunicación entre otras.

Es por ello que, para la conducción efectiva de una empresa o institución, es muy importante la preparación académica, más no representa un factor limitante, que de alguna manera la haga infructífera e ineficiente. Todo gerente debe formarse académica y profesionalmente en el área donde se desempeña, de tal manera que su gestión administrativa logre la misión y las metas propuestas. La inclinación profesional por una carrera viene determinada en gran medida por las motivaciones y aptitudes emocionales, para lograr una gestión de calidad es necesario que la persona este capacitada para resolver situaciones internas y externas que puedan afectar la organización, con el propósito de planificar y ejecutar acciones presentes así como la proyección visionaria de las futuras acciones probables.

La comunicación actual entre dos personas es el resultado de múltiples métodos de expresión desarrollados durante siglos. Los gestos, el desarrollo del lenguaje y la necesidad de realizar acciones conjuntas tienen aquí un papel importante.

Funciones de la comunicación y su relación con la Gestión Gerencial

En el primer capítulo se abordo las funciones de la comunicación en forma genérica, sin embargo desde una perspectiva dirigida más hacia la gestión gerencial en el ámbito educativo y en búsqueda de un clima organizacional donde fluya la comunicación es necesario indagar un poco más acerca de estas. Funciones de la comunicación:

·           Informativa.

·           De instrucción y mando.

·           De influencia y persuasión.

·           Integradora.

 Función de la Comunicación

Sirve para proporcionar información a quienes las necesiten como directrices de sus acciones. Satisface también el deseo de los trabajadores por conocer lo que tiene relación con ellos.

Por ejemplo: los antecedentes y la organización actual de la dependencia, las razones para cambiar, los métodos de trabajo, cómo deben ser prestados o elaborados los servicios o productos que brinda, y para quién van dirigidos.

La función de Instrucción y Mando

Sirve para que el trabajador y los estudiantes conozcan sus obligaciones hacia la organización formal y le proporcione guía y ayuda adicional respecto a cómo desempeñar adecuadamente sus funciones. En la organización la mayor parte de esta comunicación fluye hacia abajo.

En este caso, si se observa a la dirección o a un aula, el gerente (Director o Profesor) deberá tener siempre en cuanta que su tarea no será imponer su forma de trabajo, pero sí inculcará en el profesorado la ética, para que cumpla eficazmente con su trabajo y en el estudiante la sistematicidad del estudio y la importancia de cada una de las asignaturas, adoptando en cada caso particular la rigurosidad del estudio de su materia y el interés que desarrolle el alumno dependerá de la comunicación y el mando exigido por el profesor en el aula.

 La Función de Influencia o Percepción

Se conoce con el nombre de motivación, porque su principal finalidad es estimular a los individuos a observar determinados comportamientos, en este caso los mensajes se comunican para convencer a los individuos que sus acciones pueden ser benéficas en lo personal y en lo organizacional.

La Función Integradora de la Comunicación

Se refiere al hecho de que la transmisión de mensajes e ideas, efectuada adecuadamente, debe ayudar a relacionar las actividades de los trabajadores para que sus esfuerzos se completen.

Al analizar estas funciones de la comunicación es inevitable deducir que todas son importantes para el buen desarrollo de la organización, las mismas sirven para que los departamentos o direcciones, estudiantes y profesores puedan trabajar con mayor efectividad y lograr la mejorar la comunicación interna y externa que es un elemento importante para el trabajo en una organización.

La comunicación organizacional fue abordada en el primer capítulo y se realizo una división en dos estilos, siendo la primera la comunicación organizacional formal e informal, pero se hace necesario además establecer la importancia de la comunicación externa e interna pues ninguna organización está aislada de otra por lo que Fernández (1999) señala que puede dividirse en dos tipos:

·           Comunicación Interna

Cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

·           Comunicación Externa

Cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (estudiantes, investigadores, profesores adjuntos, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios.

La Comunicación

Ahora bien, la comunicación organizacional se entiende como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación"

Su objetivo de estudio se concentra en los procesos comunicativos en las organizaciones sociales, lo cual, visto desde un ángulo muy abierto, podría ser ubicado dentro de la comunicación humana en general, campo tan amplio como diversas son las disciplinas, o incluso ciencias que lo abordan, pues tales procesos son por esencia complejos, y la visión transdiciplinar no solo se justifica, sino que se impone para poder profundizar en sus diversos ángulos y facetas y profundizar en su complejidad.

En concordancia con lo anteriormente planteado, Pérez (2001) expresa que al gerente se le exige un accionar dirigido a convertirse en un promotor de cambios en la organización. Al respecto, explica tres perspectivas que se presentan en la literatura gerencial, sobre lo más importante que debe hacer un gerente. La primera se refiere a la perspectiva de la organización, indicando que el gerente debe hacer las cosas de forma rápida, eficientemente, al menor costo posible, con el esfuerzo mínimo y con resultados extraordinarios. La segunda es sobre los colaboradores, según la cual, éstos aspiran ser tratados con equidad, que sus gerentes comuniquen y sean honestos, compartan expectativas, que coordinen sus esfuerzos, pero que también trabajen con ellos, asumiendo responsabilidades, reconociendo los esfuerzos, así como resolviendo problemas y compartiendo créditos. La tercera se refiere a la perspectiva del gerente: su tarea consiste en equilibrar las funciones que involucran, tanto a la organización como a sus colaboradores. Esta acción lo convierte en un agente de cambio impuesto por las transformaciones constantes, propias del entorno y con tendencias caóticas, por lo que los gerentes deben tomar consciencia del compromiso de  mejorar la organización en todos sus órdenes.

Se considera que el gerente se debe ocupar del clima, entre otras razones, porque no habrá transformación sin reflexión y sin consenso sobre lo que se debe cambiar. Por lo tanto, este planteamiento se fundamenta en tres razones por las que es conveniente que la gerencia trabaje con el clima organizacional:

1. El clima se construye colectivamente desde la interacción cotidiana en la organización, y como tal, esa construcción tiene la capacidad de facilitar u obstaculizar el logro de las metas organizacionales.

2. El clima constituye un punto de partida importante para abordar la evaluación de las organizaciones. Conocer el clima permite una visión holística, capaz de integrar el ambiente como variable sistémica, que aborda fenómenos complejos con una perspectiva global.

3. El clima, al ser construido por los miembros de la organización, tiene la virtud de que cuando estos conocen los resultados de la evaluación y toman conciencia de que es una percepción compartida, puede propiciarse en ellos la reflexión y la autorreflexión y, como consecuencia de éstas, se podrán, en conjunto, diseñar acciones para mejorar esa construcción. Y es aquí donde se destaca su mayor valor. Trabajar con el clima permite generar procesos de mejora orientados a incrementar la eficacia de las prácticas organizacionales.

Esto, por supuesto, demanda la necesidad de gestionar el clima que, como bien lo señala Martínez (2006), implica un profundo compromiso gerencial con la mejora del desempeño organizacional a través de una gestión efectiva de las personas. Implica también que el gerente deba hacerse cargo de que el clima de su grupo de trabajo sea resultado de su acción gerencial. Además significa creer en la capacidad de los individuos dentro de la organización para agregar valor a través de la innovación en cualquiera de sus formas. Significa una búsqueda genuina de nuevas formas de hacer las cosas en lugar de tratar de hacer las mismas a un costo menor. Se trata de pensar en términos de valor y no en términos de costos exclusivamente. Significa tomar el riesgo de cambiar el status quo y hacerse cargo.

Es evidente entonces que, la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio. y para que la gestión gerencial sea exitosa debe existir en la organización un clima organizacional, donde la comunicación sea eficaz, teniendo en cuenta que, siempre que algunos individuos formen un grupo, el cual, por definición, consiste de más de una persona, y tal grupo tiene un objetivo, se hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr objetivos y metas comunes.

Es importante señalar que, los integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo, y la gerencia debe proveer liderato, dirección y coordinación de esfuerzos para la acción del grupo.

Proceso Gerencial

Optimizar la comunicación para el proceso de gestión en las organizaciones educativas es de suma importancia, ya que las mismas son parte fundamental en las funciones de los educadores. Las organizaciones escolares están llamadas, en primera instancia y por su propia naturaleza, a educar, remunerar, proveer de oportunidades de desarrollo, proteger la salud de sus componentes y ofrecer productos y servicios para el bienestar de la comunidad, la sociedad y de sus miembros.

Uno de los aspectos más importantes en toda organización educativa es el desempeño de las personas responsables de que la misma logre el cumplimiento de sus políticas, objetivos y metas. Dentro de las estrategias gerenciales del mundo de hoy, a la par que la automatización y la reestructuración educativa, debe existir la intención de diseñar acciones que creen un clima en el cual los individuos puedan comprometerse lealmente en la concreción de las metas organizacionales de la institución. el directivo debe ser el gran gerente y líder de la cultura organizacional.

Mejoramiento Continuo de la Gestión Gerencial

Gran parte del éxito de la gestión gerencial, se fundamenta en el nivel de desenvolvimiento y desempeño de los actores, ello implica, los canales, modos y maneras de comunicarse, expresarse entre sí y llevar a cabo todos los procesos y acciones o grupos de acciones conducentes al logro efectivo de las metas organizacionales. En todo ello, la comunicación juega un papel fundamental y de primacía funcional y operativa.

Es por ello que resaltar la necesidad de las mejoras constantes en la gestión gerencial, lo cual se enlaza con conceptos como la administración de la calidad, asociada al logro constante de la satisfacción de los actores a través de la mejora continua de todos los procesos de la organización. Esto, más allá de una condición o de un fin anhelado en las organizaciones, debe entenderse como una filosofía organizacional, por lo cual Robbins (1999); señala que tal proceso tendrá efectos e implicaciones en el clima organizacional, porque requiere que los individuos vuelvan a pensar en lo que hacen, que reflexionen sobre su accionar y participen de manera activa en la toma de decisiones.